Как организовать офисный переезд

Непродуманный переезд может привести к хаосу в рабочем процессе, потере важных документов и даже дополнительным расходам. Организованный подход позволяет:

• Сократить время простоя бизнеса – чем быстрее и четче пройдет переезд, тем меньше времени сотрудники проведут без работы.
• Обеспечить сохранность имущества – правильная упаковка мебели, техники и документов снижает риск повреждений.
• Избежать стрессов для сотрудников – заранее продуманный план поможет избежать хаоса и неопределенности.
• Минимизировать финансовые потери – ошибки в планировании могут привести к дополнительным расходам на транспорт, ремонт поврежденного имущества и аренду дополнительного склада.

Планирование – это основа успешного офисного переезда. Желательно начать подготовку за 1-2 месяца до предполагаемой даты. Выбор даты зависит от нескольких факторов:

• Срок окончания аренды текущего офиса.
• Доступность нового помещения.
• График работы компании (лучше переезжать в выходные или праздничные дни, чтобы не мешать рабочему процессу).

Назначьте ответственных сотрудников, которые будут контролировать разные этапы процесса. Руководитель переезда – главный координатор, который управляет всем процессом. Ответственные за подразделения – каждый отдел (IT, бухгалтерия, HR) должен иметь ответственного за упаковку и перенос своих вещей. Контактное лицо для связи с транспортной компанией.

Рассчитайте, какие расходы предстоят: аренда транспорта, оплата услуг грузчиков, покупка упаковочных материалов, возможные дополнительные траты (ремонт мебели, новые кабели).

Перед вывозом имущества осмотрите помещение, чтобы ничего не забыть. Сделайте фото для фиксации состояния мебели и техники. Раздайте сотрудникам инструкции по их участию в переезде.

В день переезда организуйте контроль за работой грузчиков. Проследите за правильностью погрузки (хрупкие вещи должны стоять сверху). Убедитесь, что все коробки загружены и ничего не осталось в старом офисе. Если требуется место для временного хранения всех вещей, то вы можете воспользоваться нашими боксами площадью от 15 до 30 квадратных метров. Аренда бокса в качестве склада индивидуального хранения упростит переезд.

После транспортировки начинается этап расстановки мебели и подключения техники. Сначала расставьте мебель согласно заранее подготовленному плану. Разместите коробки по отделам. Подключите интернет и телефонию. Распакуйте технику и проверьте ее работоспособность.
После переезда важно проверить, все ли вещи на месте и нет ли повреждений. Если что-то пропало или сломалось, сразу свяжитесь с транспортной компанией.

Не забудьте сообщить о переезде. Обновите юридический адрес в документах. Разошлите клиентам и партнерам уведомления о смене адреса. Обновите информацию на сайте и в соцсетях.

• Составьте подробный чек-лист – он поможет не упустить важные детали.
• Начните с архивов – документы и ненужные вещи можно упаковать заранее.
• Сфотографируйте схемы подключения техники – это упростит сборку.
• Поручите сотрудникам упаковку личных вещей – так все будет в порядке.
• Проводите инвентаризацию – чтобы не потерять ценные вещи.
• Назначьте ответственного за приемку вещей – он проверит все по списку.

Офисный переезд – сложный, но выполнимый процесс. Главное – тщательно подготовиться, заранее распределить обязанности и выбрать надежную транспортную компанию. Следуя этому пошаговому плану, вы сможете организовать переезд с минимальными затратами времени и ресурсов, не прерывая рабочий процесс компании.