Как офисным компаниям сэкономить на складе:
5 практических стратегий

Аренда офиса в Санкт-Петербурге класса B обходится в среднем в 1000–1500 рублей за квадратный метр в месяц. Если вы держите в офисе архив, старую мебель, запасы воды, оргтехнику, которую не используете ежедневно, вы платите за эти метры как за рабочее пространство. Десять квадратных метров, занятых коробками, — это 10 000–15 000 рублей в месяц, или 120 000–180 000 рублей в год. При этом эти метры не приносят дохода и не создают комфортных условий для сотрудников.
Типичная ошибка владельцев малого и среднего бизнеса — объединять складские и рабочие функции в одном помещении. В результате в переговорной стоят коробки с документами, сотрудники спотыкаются о бутыли с водой, а поиск нужного архива занимает часы. С точки зрения экономики это двойная потеря: вы переплачиваете за аренду и теряете производительность.

Закон требует хранить первичную документацию пять лет, кадровые документы — до 75 лет. Бухгалтерские папки, счета-фактуры, договоры, акты занимают от двух до десяти квадратных метров офисного пространства в зависимости от масштаба компании. Эти документы нужны не каждый день — доступ к ним требуется при проверках, сдаче отчётности или ретроспективном анализе.

Вместо того чтобы держать архив в офисе, его можно вынести в специализированный бокс. Архивные документы не требуют отопления или поддержания высокой температуры — им нужна сухость и защита от влаги. Металлический бокс с низкой влажностью обеспечивает сохранность бумаг без переплаты за квадратные метры офиса. При этом доступ к архиву остаётся в рабочее время, а при необходимости можно забрать нужные папки или коробки.

Стоимость хранения архива в боксе существенно ниже аренды офисных метров. Например, ячейка для документов объёмом 2,8 м³ обойдётся примерно в 2 700 рублей в месяц. В такой ячейке помещается до 40–50 коробок формата А4. За год хранения архива в боксе вы заплатите около 30 000 рублей, тогда как те же коробки в офисе обошлись бы в 80 000–120 000 рублей в зависимости от тарифа.

Когда офисный центр или компания проводит ремонт, переезжает в новое здание или обновляет интерьер, встаёт вопрос: куда деть мебель, принтеры, МФУ, компьютеры и другую технику на время работ. Держать оборудование в самом офисе невозможно — строительная пыль, вибрация, риск повреждения. Арендовать дополнительное помещение на время ремонта — дорого и часто невыгодно из-за долгосрочных контрактов.

Оргтехника чувствительна к условиям хранения. Высокая влажность приводит к коррозии контактов и выходу электроники из строя. Перепады температур вызывают конденсат внутри устройств. Поэтому склад для техники должен быть сухим и защищённым от влаги, без резких перепадов температуры .

Аренда бокса на один-два месяца решает эту проблему. Мебель и технику размещают на стеллажах, чтобы избежать нагрузки на корпуса и сохранить товарный вид. После завершения ремонта всё имущество возвращается в обновлённый офис. Такая стратегия особенно актуальна для компаний, которые арендуют офисы и не могут контролировать сроки ремонтных работ.

У многих компаний есть товары или материалы с сезонным спросом. Рекламные агентства хранят баннеры и стенды от выставок до следующего мероприятия. Интернет-магазины закупают крупные партии товаров и не могут реализовать их мгновенно. Строительные компании держат запас материалов для объектов, которые стартуют через несколько месяцев. Всё это занимает место, но не приносит дохода, пока лежит в офисе.

Компания «Мои пассатижи» столкнулась с проблемой сезонного найма сотрудников на склад и ошибками при ручном учёте. После автоматизации склада они полностью исключили сезонный найм и за полгода сэкономили более двух миллионов рублей.

Для офисных компаний, у которых нет своего склада, решение — аренда бокса на сезон. Летом можно хранить новогодний декор и сувенирную продукцию, зимой — уличную рекламу и летние образцы. Оплата только за фактически используемые месяцы позволяет не держать сезонные товары на дорогих офисных метрах круглый год.

Офисные компании часто закупают расходные материалы оптом: бутыли с водой, канцтовары, салфетки, кофе, чай, бумагу. Это выгодно по цене за единицу, но требует места для хранения. Если держать весь запас в офисе, он занимает коридоры и кладовые, захламляет рабочее пространство.

Проблема не только в том, что запасы мешают проходу. Их сложно учитывать: сколько осталось, когда заканчивается, кто берёт. Компании столкнулись с тем, что учёт расходников вели в Excel, и в результате возникал перерасход, компании не могли эффективно контролировать закупки .

Выход — вынести долгосрочные запасы в отдельный бокс и ежемесячно пополнять офис малыми партиями. В боксе можно разместить стеллажи, организовать адресное хранение и вести простой учёт. В офисе остаётся только недельный запас, который не захламляет пространство. Такой подход позволяет закупать расходники по оптовым ценам, не превращая офис в склад.

Когда компания растёт, она нанимает новых сотрудников, закупает столы, стулья, шкафы. Но между моментом закупки и установкой проходит время: мебель может стоять в упаковке несколько недель или месяцев, если новый сотрудник ещё не вышел на работу. Держать коробки с мебелью в офисе — значит занимать пространство, которое можно использовать для работы.

Альтернатива — арендовать небольшой бокс для хранения новой мебели до момента её установки. Стоимость аренды в несколько тысяч рублей в месяц значительно ниже, чем стоимость дополнительных офисных метров, которые вы бы арендовали на тот же срок. Кроме того, мебель в боксе не мешает сотрудникам и не создаёт визуальный шум.

Хранение неоперативных вещей в офисе — это не вопрос удобства, а вопрос экономики. Каждый квадратный метр, занятый архивом или сезонными запасами, стоит денег и снижает производительность сотрудников, которые вынуждены работать в захламлённом пространстве. Выносное хранение в специализированных боксах с помесячной оплатой позволяет платить только за то, что действительно нужно, и только в тот период, когда это нужно.

Сэкономленные средства можно направить на развитие бизнеса: нанять дополнительного сотрудника, обновить оборудование или расширить рекламный бюджет. А освободившееся пространство в офисе использовать для переговорных, зон отдыха или дополнительных рабочих мест.